No nosso dia-a-dia, entre muitas outras tarefas, precisamos constantemente de controlar os custos de desenvolvimento dos nossos trabalhos. E também a segurança da nossa margem de lucro.

Os projectos não são todos iguais, embora tenham alguns pontos que são quase sempre os mesmos.

Normalmente usamos 2 ou 3 softwares mais uma planilha de Excel para imputar todos os custos, margens, impostos, prazos e despesas relacionados com cada projecto.

O nosso principal apoio acaba por ser o Excel, porque podemos moldar a planilha conforme as nossas necessidades específicas que, como já disse atrás, apesar de terem muitos pontos em comum têm sempre as suas especificidades.

Estamos sempre a procurar novos software que venham ao encontro do que precisamos e até hoje ainda não encontrámos.

Tendo no nosso grupo de freelancers competências para o fazer, decidimos produzir o nosso próprio software de gestão de projectos.

E a seguir pensámos: “porque não disponibilizar este software a todos os freelancers que como nós, têm os mesmos problemas e necessidades?”

E aqui está o MyKuote. Um software para a criação de orçamentos e controle de despesas.

O MyKuote começa um passo atrás de quase todos os softwares existentes no mercado. E acreditem, testámos bastantes.

Para a versão beta a ser lançada até ao final deste ano de 2017, as funcionalidades são as seguintes:

  • Criação de base da dados de clientes
  • Criação de base de dados de fornecedores
  • Criação de base de dados de produtos/serviços recorrentes
  • Criação de base de dados de despesas recorrentes
  • Criação de orçamentos
  • Contabilização de horas despendidas

 

Vamos a um exemplo prático.

Um marketeer freelance, que tem a sua pequena empresa de marketing digital, tem que dar um orçamento a um cliente.

Para isso terá que dar orçamento para determinados serviços já tabelados, terá que contratar mais 2 ou 3 profissionais, vai ter despesas de deslocação e reuniões com o cliente e precisa de contabilizar horas num serviço específico. E se fizer parte do orçamento a construção de um pequeno stand por exemplo, provávelmente haverá compras a fazer com custos a imputar no orçamento.

Se o cliente é novo o primeiro passo será criar uma ficha de cliente. Com a informação básica, nada de muito exaustivo. O MyKuote não é um CRM.

De seguida, se ainda não o fez previamente, pode criar uma lista de serviços com ou sem valor fixo de tabela.

Contrata 2 profissionais, abre a respectiva ficha, assinala o seu custo e a margem de lucro por cima.

Prevê o número de reuniões que serão necessárias e o seu custo estimado.

Atribui um valor hora para as tarefas relacionadas com este projecto específico a serem debitadas à hora. Contabiliza as horas com um time tracker que lhe permite saber o número de horas totais já usadas assim como o seu custo e os dias em que trabalhou no projecto.

Com toda a estimativa fechada envia orçamento para o cliente.

Mas o MyKuote não acaba aqui. Os orçamentos têm 4 estados: aberto, fechado, standby e perdido. Um orçamento aberto pode ser alterado as vezes que forem necessárias até ao encerramento do projecto.

O MyKuote funciona como um repositório de toda a informação financeira de um projecto, desde o orçamento inicial até ao fecho da obra.

Brevemente daremos mais notícias sobre a versão beta e o link ao MyKuote para poderem testar e dar a vossa opinião e sugestões.